Google Tasks – ставь задачи, будь эффективней
Сейчас на рынке существует довольно много планировщиков задач и часть из них реализована в виде отдельного сервиса, а другая часть работает как дополнительный функционал в более сложной системе.
Кто-то работает по Kanban, кому-то привычнее списки, а если вам нравятся оба варианта, то есть системы объединяющие в себе и Kanban и списки.
Google не отстает от рынка. Их задачник Google Tasks интегрирован инструменты Google, а на смартфон они разработали отдельное приложение.
Как и везде у Google, нам нужен аккаунт в их экосистеме. Далее переходим, например, в Gmail и прямо из почтовика вы можете поставить себе задачи. Для этого нужно открыть панель справа и найти иконку Google Task.
Вообще эта панель присутствует во всех инструментах Google Drive, поэтому у вас всегда есть быстрый доступ к вашим задачам.
Но вернемся к Google Tasks. Интерфейс достаточно прост и понятен даже новичку, который никогда не работал с планировщиками. Сверху можно создать несколько списков и переключаться между ними. Например, если вы работаете над несколькими проектами.
Соответственно, на видном месте установлена кнопка “Добавить задачу” и давайте сразу поставим себе несколько задач. Можно и с напоминанием. Для этого в поле задачи нужно нажать на карандашик справа и поставить себе напоминалки или внести еще подзадачи. Если нужно, конечно.
На смартфоне, кстати, сделано немного поудобнее: прямо при создании задачи есть иконка календаря, куда можно нажать и выбрать дату, время а также периодичность задачи. Кстати, в приложении есть темная тема.
Кликните на кружок слева, если задачу уже выполнена. Все завершенные задачи скапливаются внизу списка. Там их можно развернуть и посмотреть.
В меню, которое сверху, вы найдете сортировку, прочие настройки, а также “Копировать напоминания в Задачи”.
Эта функция позволяет скопировать ваши напоминания из Google Календаря в Google Tasks. Напоминания из Google Keep скопировать не получиться.
Давайте посмотрим как это работает. Перейдем в Google Календарь и добавим Напоминание.
Далее переходим в задачи, нажимаем на “Копировать напоминания в Задачи”, выбираем нужный список и после синхронизации в Google Tasks появляется наше напоминание, которое трансформировалось в задачу.
В принципе, пользоваться можно, но если ставить себе задачи в Google Календаре, то, на мой взгляд, удобнее делать это, выбирая “Задачи”. Так у вас сразу появится и отметка в Календаре, и синхронизируется Google Tasks.
Рассмотрим еще одну функцию, это создание задачи из письма в Gmail. Все очень просто: открываем письмо и нажимаем на иконку Google Tasks на панели инструментов.
Тут же появится задача с прикрепленным письмом, кликнув на которое, откроется само письмо.
В мобильном Gmail такая функция тоже есть.
Как выше было сказано, Google Tasks интегрирован в продукты Google и отдельного окна для работы только с задачами не существует, как например в Google Keep.
Но существует много расширений для браузеров, разработанных энтузиастами, которые открывают возможность поработать с задачами в отдельном окне.
Скачиваем, устанавливаем и открываем Google Tasks. Теперь задачи открываются на весь экран.
Google Tasks – вполне себе удобный задачник для тех кто привык работать со списками. Конечно, есть решения по функционалу богаче, а в некоторых моментах и удобнее, чем у Google. Обязательно их рассмотрим!
Лично мне в Google Задачах не хватает официальной полноэкранной веб-версии.
А вы обязательно попробуйте Google Tasks в своем рабочем пространстве!
Прокачиваем Google Tasks с помощью стороннего сервиса: повторяющиеся задачи, совместный доступ, уведомления о сроках и другие возможности
Недавно на Хабре мы публиковали небольшой обзор системы управления задачами, над которой работаем. Одна из ее возможностей — односторонняя и двусторонняя синхронизация с Google Tasks. Настроив ее, можно существенно расширить возможности по работе с вашими задачами в Google Tasks, к примеру, достаточно быстро реализовав следующие «плюшки»:
- создание задач в Google Tasks по почте (причем каждая задача имеет свой адрес и можно отсылать подзадачи к любой задаче)
- сделать повторяющиеся задачи в Google Tasks (к примеру, каждый вторник будет возникать задача «Проверить операции по карте»)
- запланировать будущие задачи (т.е. они появятся в Google Tasks в нужную дату)
- уведомлять о приближении срока (даты завершения, due date) задачи из Google Tasks по почте (один или несколько раз)
- через некоторое время (к примеру, неделю) удалять уже выполненную задачу
- предоставить доступ к своим задачам другим пользователям Google Tasks (грубо говоря, расшарить свой список, подробнее ниже)
Реализация всего этого сделана через синхронизацию с нашим сервисом, т.е. мы не говорим о каких-то «хаках» или недокументированных возможностях Google Tasks, а реализуем их через обработку ваших задач у нас. Поэтому если вы не согласны доверить ваши тасклисты сторонним сайтам, то наше решение не для вас.
В комментариях к предыдущему посту мы были «заклеваны» за дизайн, поэтому все эти дни работали над русификацией и причесыванием дизайна и интерфейса. Признаемся честно, дизайн при разработке стоял далеко не на первом месте, большую часть времени заняла реализация функций. Но сегодня разговор не об этом, т.к. реализация вышеперечисленных «плюшек» потребует достаточно кратковременной настройки вашего аккаунта у нас, а далее можно к нам и не заходить. Именно на таких use cases я и хочу сконцентрироваться в данном посте.
Предлагаемые варианты использования нашего сервиса изначально не планировались, но в процессе разработки оказалось, что уже реализованного функционала хватает и было интересно попробовать новые сценарии работы.
Прежде всего о самом предлагаемом принципе работы. Проще представить наш сервис как хранилище задач, которое может учитывать все, в т.ч. будущие задачи, чужие, создавать их, удалять, изменять, выдавать их в нужном виде и фильтровать по всевозможным критериям. Путем постоянной синхронизации (или репликации изменений) возможно построить свою работу так – большая часть работы с задачами производится в Google Tasks, все изменения постоянно синхронизируются с вашим аккаунтом у нас. На нашей стороне отрабатываются остальные действия (триггеры, уведомления, письма) и далее синхронизируются обратно. В целом ничего революционного, с помощью некоторых сервисов можно организовать нечто подобное, но мы решили «прокачать» этот механизм.
Настройка синхронизации
Прежде всего, чтобы предоставить доступ нашему сервису к вашим задачам Google Tasks, необходимо зарегистрироваться у нас и пройти по ссылке «авторизуйтесь» из окна «Синхронизация»: 
и подтвердить разрешение на доступ к вашим задачам: 
После этого статус авторизации изменится на ОК. Взаимодействие с Google Tasks настраивается с помощью «синхронизационных пар», которых может быть и несколько. Настройка заключается в установке:
- направления синхронизации (из Google Tasks, в Google Tasks или в двустороннем режиме)
- указания тасклиста в Google Tasks
- указания списка задач или фильтра на стороне нашего сервиса
- указания периодичности обмена (пока оставили варианты «раз в 15 мин», «раз в час», «раз в 4 часа», «раз в день»).
Также для односторонней синхронизации в Google Tasks доступен выбор варианта синхронизации (об этом чуть ниже). Google Tasks не поддерживает push-технологию, поэтому синхронизации в реальном времени сделать невозможно.
Лог синхронизации также доступен: 
Синхронизация осуществляется периодически путем сравнения имеющихся задач в Google Tasks и нашем сервисе. Двусторонняя синхронизация предполагает асболютную идентичность имеющихся задач на обоих сторонах, поэтому при ее установке будут скопированы все имеющиеся задачи с каждой стороны на противоположную. При последующих синхронизациях будут копироваться только изменения. При одновременном изменении на обоих сторонах одной и той же задачи с момента предыдущей синхронизации приоритет будет у Google Tasks.
Создание будущих (отложенных) задач в Google Tasks
Создаем у нас задачу, причем в поле «Дата задачи» указываем нужную будущую дату. Такая задача не будет выводиться у нас до тех пор пока не наступит эта дата, либо в календаре не будет выбрана эта либо более поздняя дата.
Далее настраиваем одностороннюю либо двустороннюю синхронизацию списка в Google Tasks. Если в поле «Фильтр или список» указываете фильтр, то следите чтобы в настройках фильтра не стояло опции «Показывать будущие задачи».:
После первой синхронизации в Google Tasks скопируются все уже наступившие задачи или задачи без даты, а наша задача скопируется только при наступлении 00:00 25 января 2014 года. Точнее, в течение 15 минут после этого времени.
Повторяющиеся задачи в Google Tasks (периодическое повторение задачи или ее «восстановление»)
По контекстному меню на задаче вызываем настройку ее триггеров:
Настраиваем триггер, чтобы он делал эту задачу заново невыполненной по субботам в 7 утра:
Ну и не забываем настроить двустороннюю синхронизацию для списка «Личное»:
Все. После установки синхронизации задача скопируется в Google Tasks и в дальнейшем, независимо от того, где вы отметите задачу выполненной — у нас или в Google Tasks, каждую субботу в 7 утра она станет невыполненной и там и там. Возможно, пример с бассейном немного неподходящий, как вариант, можно представить задачу как «Уборка», «Запрос выписок из банка и т.д.». Отметим, что для данного типа повторения задач необходима настройка двусторонней синхронизации.
Повторение (восстановление) задачи в Google Tasks с установленной задержкой после выполнения
Создаем задачу, дату задачи можно не ставить:
По контекстному меню вызываем настройку триггеров:
Ну и не забываем настроить двустороннюю синхронизацию этого списка задач с Google Tasks:
Все. При первой синхронизации задачи с обоих сторон скопируются, в дальнейшем при выполнении этой задачи либо у нас, либо в Google Tasks сработает триггер, который через 10 суток вернет эту задачу (сначала у нас, а потом через некоторое время и в Google Tasks). Когда бы вы не сделали уборку (точнее, отметили что сделали), через 10 дней задача снова появится. Отложенные действия (т.е. ее восстановление в данном случае) в системе напрямую не виды, но в дальнейшем сделаем вывод списка всех запланированных будущих действий над задачей, чтобы было понятно, как будет вести себя система.
Совместное использование (расшаривание) задач Google Tasks между несколькими пользователями
Допустим, есть два пользователя Google Tasks, которые хотят совместно иметь общий список покупок. Возьмем за основу список одного из пользователей:
Этот пользователь регистрируется у нас, создает у нас список задач «Покупки» и настраивает двустороннюю синхронизацию с его списком в Google Tasks. Подробно эти шаги рассказывать не буду, это вроде и так понятно из предыдущих пунктов. После успешной синхронизации список у нас заполняется задачами из Google Tasks. Пользователь у нас может редактировать метки, даты задач, другие поля. Но синхронизироваться с Google Tasks будут только названия задач, заметки и сроки.
Т.к. одному аккаунту у нас может соответствовать только один аккаунт Google Tasks, то чтобы делегировать доступ к своим задачам другому пользователю Google Tasks он должен быть зарегистрирован у нас также отдельно. Т.е. второй пользователь регистрируется у нас и предоставляет доступ к Google Tasks. Далее нам надо в рамках нашего сервиса предоставить доступ к списку «Покупки» первого пользователя второму пользователю. Для этого первый пользователь открывает настройку своих списков и берет оттуда ссылку к расшариваемому списку из столбца «Ссылка для совместного доступа» с названием «Полный доступ».
Далее эта ссылка передается второму пользователю, который после перехода по ней (в этот момент ему нужно быть залогиненным на нашем сервисе) получает сообщение «Поздравляем! Доступ предоставлен, перезагрузите теперь главную страницу«. Теперь у второго пользователя общий список доступен:
Далее второму пользователю остается в свою очередь настроить двустороннюю синхронизацию со своим списком в Google Tasks и все.
Если в процессе предоставления доступа получите сообщение «Доступ запрещен. Возможно этот google аккаунт уже подключен к другому пользователю на betasked.ru ?», то попробуйте повторить выйти из текущего гугл аккаунта (если он открыт), либо проделать то же самое в режиме «Инкогнито» (для Google Chrome).
В дальнейшем для обоих пользователей нет необходимости заходить в наш сервис, все измененные задачи в Google Tasks у любого пользователя будут периодически синхронизироваться и изменяться у другого пользователя Google Tasks. Пользователей, работающих совместно с одним списком, можеты быть сколько угодно.
Расшаривание только для чтения (read-only) задач Google Tasks другим пользователям
Наверное нет смысла приводить аналогичные предыдущему пункту скрины, т.к. последовательность та же. Разве что второй пользователь должен настроить одностороннюю синхронизацию. Правда у именно этого решения есть небольшой недостаток — второй пользователь задачи в Google Tasks менять не может, а вот в нашем веб-интерфейсе может. Поэтому решение данного противоречия может быть следующим — первый пользователь может установить права «Только просмотр» задач из расшаренного списка для второго пользователя:
Тогда второй пользователь никак задачи в этом списке не изменит. Можно также установить другие права, к примеру, «Добавление и редактирование (без удаления)», тогда второй пользователь сможет изменять задачи, но не удалять. Кому нужна еще более тонкая настройка, можно запретить изменение определенного поля, к примеру срока и названия задачи. Тогда второй пользователь сможет только добавлять задачи в используемый совместный список и изменять заметки у имеющихся задач.
Уведомление по почте о приближающихся сроках по задачам из списка Google Tasks
Зарегистрированный у нас пользователь создает список, в который будут синхронизироваться задачи из Google Tasks. Далее авторизуемся в Google Tasks и настраиваем синхронизацию:
После сохранения настроек задачи из Google Tasks скопируются в список «Основной». Далее устанавливаем триггер для всего списка, это доступно по пункту контекстного меню при правом клике по названию списка:
Устанавливаем триггер, он будет срабатывать за 7 дней до наступления срока задачи:
Все. Получаем уведомления с настраиваемым текстом и темой:
Примечание — пока система триггеров реализована так, что используемый в данном примере триггер будет срабатывать и тогда, когда задача помечена как выполненная. Это, естественно, не всегда удобно. Мы пока думаем над наиболее удобным механизмом решения этой проблемы.
Создание задач в Google Tasks по почте
При правом клике мыши на любой задаче или папке доступно контекстное меню, нажав пункт «Свойства» видим:
При отсылке письма на адрес указанный в поле «Адрес для подзадач» через некоторое время создастся подзадача из этого письма. Чтобы все это транслировать в Google Tasks — настройте простую (можно одностороннюю) синхронизацию.
Уведомление по почте о новых задачах в определенном тасклисте Google Tasks
Нюансы односторонней синхронизации из betasked в Google Tasks
Отдельно опишу нюансы синхронизации из betasked в Google Tasks, т.к. это более востребовано. Установка данной синхронизации в уже имеющийся тасклист Google Tasks не приведет к удалению уже имеющихся там задач. Если какие-то задачи и могут быть в дальнейшем удалены, то только те, которые были скопированы в процессе синхронизации. В том же списке на стороне Google Tasks можно также создавать задачи, они затираться не будут. Т.е. можно в одном списке задач держать и синхронизируемые с нами задачи и не синхронизируемые.
Доступны следующие варианты установки возможных действий на стороне Google Tasks:
- Только создание задач
- Только создание и изменение задач
- Только создание и удаление задач
- Только создание задач (удаленные не пересоздаются)
- Только создание (удаленные не пересоздаются) и изменение задач
- Только создание (удаленные не пересоздаются), изменение и удаление задач
- Только создание (удаленные не пересоздаются) и удаление задач
В большинстве случаев можно в эти варианты не углубляться и оставить дефолтный вариант.
Спросите «а зачем такие сложности»? Поясню на примерах.
Допустим, установили вы еженедельное повторение задачи (пускай через триггер, который делает задачу невыполненной каждые 7 дней).
Допустим, ввели вы задачу с датой 1 января 2015 года «Бросить пить». При наступлении 1 января она синхронизируется в Google Tasks, но впоследствии, бросив пить, вы захотите отметить эту задачу как выполненную в Google Tasks (я предполагаю, что для текущей работы с текущими задачами быстрее и удобнее все-таки править задачи там). Да, вы ее отметите либо удалите, но при следующей синхронизации она снова изменится к первоначальному виду, т.к. мы говорим об односторонней синхронизации, а она предполагает поддержание копий задач из источника. Поэтому решением здесь будет выбор варианта «Только создание задач (удаленные не пересоздаются)» в поле «Разрешения». Это позволит любым образом править или удалять уже синхронизировавшиеся задачи, повторно они создаваться не будут.
Поэтому, если вкратце, установка разрешений при данном виде синхронизации служит для обеспечения комфортной последующей работы в Google Tasks. Можно избежать таких сложностей, настроив двустороннюю синхронизацию, но в целях безопасности рекомендуется односторонняя, если ее достаточно. Несмотря на то, что синхронизацию мы запустили уже пять месяцев назад и особых фейлов не было, все равно остается какой-то подсознательный страх, что где-то в алгоритме есть потенциальный баг, который по закону подлости потрет все задачи. Если кто-то писал алгоритм двусторонней синхронизации иерархических структур (это основная сложность), тот, наверное, поймет. Поэтому, чтобы уж наверняка при каких-либо сбоях не задеть пользовательских данных, можно использовать односторонюю.