Как работать с документами Office на iPhone и iPad
Те, кто давно пользуются iOS-устройствами, не дадут соврать, что долгое время на iPhone и iPad не было нормального приложения для работы с офисными документами. Несколько лет назад «офис» от Microsoft наконец-то пришел на устройства Apple, и для владельцев айфонов это событие было покруче, чем выход новой версии прошивки. Однако для того, чтобы пользоваться всеми возможностями «офиса», нужно оформлять недешевую подписку (про юрлиц и не говорим, там счет на лицензию вообще космический). Поэтому в App Store быстро набрали популярность сторонние редакторы документов.
Наконец-то на iOS появилась нормальная альтернатива Microsoft Office
Главный их недостаток в том, что такие приложения ориентированы в основном на работу с iPhone и iPad. И если, например, нужно отредактировать документ на компьютере, все равно приходится скачивать какой-то другой «офис», еще и озаботиться, как переместить файл со смартфона на компьютер, чтобы не слетело форматирование документа. Хорошо, когда сервис не только совместим со всеми форматами MS Office, но и также позволяет быстро переключаться в процессе работы между мобильным и десктопным решением.
Один из таких сервисов, кстати, сделали российские разработчики, и это вполне достойная альтернатива «офису» от Microsoft — Р7-Офис. В чем преимущество этого решения — с самого начала разработка велась с учетом потребностей использования на мобильных устройствах, что позволило сделать многофункциональные приложения для iOS и Android.
Приложение P7-Офис на iPhone и iPad представляет собой полноценный комбайн для работы с любыми документами. Оно обеспечивает полную совместимость с привычными форматами «офиса», при этом если попробовать открыть в приложении файл, созданный в MS Office, верстка документа останется, как в исходнике, что очень удобно. Неважно, над чем вы решите работать — документом, таблицей или презентацией, все можно сделать в одном приложении. Возможностей для редактирования довольно много — от изменения цвета шрифта и создания списков до настройки межстрочных интервалов, формирования заголовков и так далее. С такой функциональностью можно взять с собой только iPad и редактировать документы с него, без использования компьютера.
Так выглядит P7 Офис после подключения облака
Как безопасно хранить на iPhone личную информацию: iДокументы
Каждый из нас сталкивается с необходимостью передавать кому-либо информацию из своих персональных документов. Паспорт, водительское удостоверение, свидетельства о праве собственности — документов очень много, и было бы очень удобно держать их под рукой, ведь в абсолютном большинстве случаев нужны не физические подлинники, а лишь данные из них. И тут же возникает вопрос безопасности: можно записать/сфотографировать их на смартфон, но как надёжно ограничить к ним доступ посторонним лицам?
Для таких целей в App Store есть специализированное приложение под названием «iДокументы», представляющее собой цифровой сейф для хранения информации из документов и связанных с ними сканов-фотографий.
Безопасность хранения обеспечивается двумя средствами: пароль пользователя для доступа к приложению и, соответственно, к внесённому в него содержимому, а также шифрование созданной базы данных ( AES с длиной ключа 256 бит). Про надёжность такого шифрования говорит Википедия:
«Агентство национальной безопасности США постановило, что шифр AES является достаточно надёжным, чтобы использовать его для защиты сведений, составляющих государственную тайну. Вплоть до уровня SECRET было разрешено использовать ключи длиной 128 бит, для уровня TOP SECRET требовались ключи длиной 192 и 256 бит».
Теперь непосредственно о том, как работать с данными внутри приложения. Очевидно, что человек семейный испытывает необходимость хранить информацию не только о себе, но и о членах семьи. В то же время существует множество ситуаций, когда нужно иметь под рукой данные из рабочих документов. Для этих целей в iДокументы есть профили. По дефолту добавлен профиль «Я», а с помощью кнопки «+» добавляется неограниченное количество дополнительных профилей (к примеру, «Жена», «Сын», «Рабочая бухгалтерия» и так далее). Это удобно.
Внутри каждого профиля располагается список документов, созданных пользователем. Для добавления информации о новом документе, либо редактирования уже внесённых документов, нужно нажать кнопку «Изменить».
Выбираем опцию «Добавить документ», после чего приложение переносит нас в список форм документов.
Тут есть все актуальные личные и рабочие типы документов, а также стандартная информация, которую зачастую хочется держать при себе: емейлы, пароли, адреса и подобное.
Каждую запись можно снабдить дополнительным комментарием и добавить к ней любые типы файлов (pdf, doсx, xls и прочие), а также изображения из галереи смартфона или с камеры.
Также пользователь может импортировать файлы в приложение из браузера и электронной почты.
Любой созданный документ (включая прикреплённые к нему файлы) шарится через электронную почту и выводится на печать прямо из приложения. Это не менее удобно.
Вопрос с бекапами решается здесь довольно просто: зашифрованная база данных синхронизируется либо с iTunes, либо с Dropbox.
Частота и количество резервных копий определяется пользователем: переход в соответствующее меню синхронизации с iTunes откроет лог предыдущих бекапов и опцию создания новой копии, а в случае с Dropbox (нужно подключить свой Dropbox аккаунт) пользователь может организовывать копии в удобной и понятной для себя форме.
Сканирование документов на iPhone, iPad или iPod touch
С помощью приложения «Заметки» на устройстве iPhone, iPad или iPod touch можно сканировать документы и добавлять в них подписи.
Сканирование документа
- Откройте приложение «Заметки» и выберите заметку или создайте новую.
- Нажмите кнопку камеры , затем нажмите «Отсканировать документы» .
- Разместите документ перед камерой.
- Если включен автоматический режим, документ будет отсканирован автоматически. Если вам нужно сделать снимок вручную, нажмите кнопку спуска затвора или одну из кнопок громкости. Перетащите углы, подогнав область сканирования под размер страницы, а затем нажмите «Оставить».
- Нажмите «Сохранить» или добавьте в документ другие отсканированные страницы.
Подпись в документе
- Откройте приложение «Заметки», затем коснитесь документа в заметке.
- Нажмите кнопку «Поделиться» , затем нажмите «Разметка» .
- Нажмите кнопку «Добавить» , затем нажмите «Подпись» и добавьте сохраненную подпись либо создайте новую. Поле этого вы сможете выбрать размер поля для подписи и разместить ее в любой части документа.
- Нажмите «Готово».
Чтобы подписать документ вручную, выполните шаги 1 и 2, выберите инструмент, затем подпишите документ пальцем или с помощью Apple Pencil и совместимого iPad.
Поиск документов iWork на iPhone, iPad и iPod touch
Менеджер документов поможет находить документы Pages, Numbers и Keynote и управлять ими.
В iOS 11 и более поздних версий, а также в iPadOS менеджер документов в программах Pages, Numbers и Keynote работает с программой программой «Файлы», гарантируя, что на каждом вашем устройстве будет актуальная версия документа. Чтобы найти документ, когда открыт другой документ:
- На iPhone нажмите кнопку «Документы», «Таблицы» или «Презентация» .
- На iPad нажмите «Документы», «Электронные таблицы» или «Презентации» в зависимости от используемой программы iWork.
Поиск документов
Чтобы найти документы в других расположениях, где хранятся документы iWork, нажмите «Обзор» в менеджере документов. Возможно, вам придется сделать это несколько раз. В открывшемся меню навигации нажмите расположение, которое требуется открыть в менеджере документов. Среди расположений будут ваше устройство, iCloud Drive и облачные службы сторонних поставщиков. Если нужного расположения нет, вы можете добавить его в меню навигации.
Также вы можете искать документы следующими способами:
- Чтобы открыть список недавно отредактированных документов в используемой программе iWork, нажмите «Недавние».
- Чтобы найти конкретный документ, нажмите в поле поиска в верхней части окна и введите полное имя документа или его часть.
- Чтобы отсортировать документы в менеджере документов по названию, дате, размеру или тегу, смахивайте вниз по экрану менеджера, пока не появятся кнопки, затем нажмите нужную.
- Чтобы просмотреть документы в виде миниатюр или списка, нажмите кнопку «Список» в верхней части менеджера документов.
- Чтобы просмотреть документы с общим тегом, нажмите нужный тег в меню навигации. Подробнее о работе с тегами.
Организация документов с помощью папок и тегов
Организовать порядок хранения документов помогают папки. Чтобы создать папку, выполните следующие действия:
- Нажмите «Обзор» в менеджере документов и выберите расположение.
- Смахните вниз в менеджере документов и нажмите кнопку «Новая папка» .
- Введите имя для папки и нажмите «Готово».
- Чтобы создать новый документ в этой папке, откройте ее и нажмите «Создать документ». Документ будет хранится в папке, пока вы его не переместите.
Вы также можете добавлять теги, которые также помогают упорядочить файлы. Теги позволяют быстрее находить нужные документы.
Добавление тегов к документу
- Нажмите «Выбрать», затем нажмите миниатюру документа, чтобы поставить на нем галочку.
- Нажмите «Поделиться» на устройстве iPad или кнопку «Поделиться» на iPhone и iPod touch, затем нажмите кнопку «Добавить тег».
- Вы можете выбрать существующий тег или создать собственный. Чтобы создать собственный тег:
- Нажмите «Добавить новый тег».
- Укажите название тега и выберите цвет.
- Нажмите «Добавить тег». Новый тег можно добавлять к документам, он также будет отображаться в меню навигации.
Управление тегами
- В менеджере документов нажмите «Обзор», чтобы открыть меню навигации, затем нажмите «Редактировать».
- Нажмите имя существующего тега.
- Затем введите новое имя тега.
- Нажмите «Готово».
Управление документами
Вы можете делиться документами, перемещать и удалять их в менеджере документов. Нажмите «Выбрать», нажмите миниатюру нужного документа, чтобы поставить на нем галочку, затем нажмите нужный вариант в нижней части экрана.
- Чтобы поделиться документом, нажмите «Поделиться» на устройстве iPad или кнопку «Поделиться» на iPhone и iPod touch и выберите способ предоставления доступа к документу. Чтобы поделиться документом или сохранить его в другом формате, таком как в PDF, нажмите «Экспорт».
- Чтобы скопировать или переместить документ в другую папку или расположение, нажмите «Переместить» на устройстве iPad или кнопку «Переместить» на iPhone, выберите новое расположение и нажмите «Копировать» или «Переместить».
- Чтобы удалить документ, нажмите «Удалить» на устройстве iPad или кнопку «Удалить» на iPhone или iPod touch.
Переименование документа
Перед переименованием документов убедитесь, что документы отображаются в виде миниатюр.
- В менеджере документов нажмите имя документа, затем нажмите «x» в текстовом поле, чтобы удалить текущее имя.
- Введите новое имя, затем нажмите «Готово».
Поиск и работа с недавно удаленными документами и предыдущими версиями
Чтобы найти и открыть недавно удаленный документ:
- В менеджере документов нажмите «Обзор», чтобы открыть меню навигации.
- Нажмите «Недавно удаленные». Недавно удаленные документы появятся в менеджере документов.
- Нажмите «Выбрать», нажмите один или несколько документов, затем нажмите «Восстановить».
- Чтобы просмотреть информацию о недавно удаленном объекте, нажмите и удерживайте имя документа или папки, затем отпустите и выберите пункт «Информация» в меню.
Также можно находить и восстанавливать предыдущие версии документов, хранящихся в iCloud Drive:
- В менеджере документов нажмите «Обзор», чтобы открыть меню навигации, затем нажмите iCloud Drive.
- В менеджере документов нажмите «Выбрать», нажмите нужный документ, затем выполните одно из следующих действий:
- На iPad нажмите «Версии».
- На iPhone или iPod touch нажмите кнопку «Версии» .
- Нажмите нужную версию.
- Для предварительного просмотра нажмите «Просмотр». В режиме предварительного просмотра можно искать текст, а также копировать текст и объекты. Редактировать в режиме предварительного просмотра нельзя.
- Чтобы открыть версию для редактирования, нажмите «Сохранить копию».
- Чтобы заменить текущую версию предыдущей, нажмите «Восстановить».
- Чтобы вернуться к текущей версии, нажмите «Закрыть».
Настройка меню навигации
Вы можете включать и выключать расположения документов и редактировать категории тегов. Изменения, внесенные в меню навигации в менеджере документов, будут отражены и с программе «Файлы». Если вы используете облачную службу стороннего поставщика, например Box, для хранения документов и обмена ими, загрузите, установите и настройте его программу на своем устройстве и включите ее в менеджер документов и программу «Файлы».
- В менеджере документов нажмите «Обзор», чтобы открыть меню навигации.
- В меню навигации нажмите «Редактировать» и выполните одно из следующих действий:
- Включите расположение, которое хотите использовать.
- Чтобы изменить порядок объектов, нажмите и удерживайте кнопку «Изменить порядок» , затем перетащите расположение или тег в новое место.
- Чтобы удалить категорию тегов, нажмите кнопку «Удалить» .
- Нажмите «Готово».
Информация о продуктах, произведенных не компанией Apple, или о независимых веб-сайтах, неподконтрольных и не тестируемых компанией Apple, не носит рекомендательного или одобрительного характера. Компания Apple не несет никакой ответственности за выбор, функциональность и использование веб-сайтов или продукции сторонних производителей. Компания Apple также не несет ответственности за точность или достоверность данных, размещенных на веб-сайтах сторонних производителей. Обратитесь к поставщику за дополнительной информацией.