Моя любимая программа для хранения контактов и адресов
Где лучше хранить контакты, ссылки, заметки и пароли?
У каждого человека кроме домашнего обычно:
- Несколько мобильных телефонов
- Один или несколько e-mail адресов
- Множество учетных записей в мессенджерах и социальных сетях
- Рабочий телефон
- Skype
- Web-сайт
- Блог или видеоблог
Путешествуя по интернету, всегда хочется куда-либо записывать ссылки на интересные и полезные сайты, сопровождая их комментариями и паролями.
Также необходимо где-то сохранять:
- Выжимки из статей
- Важные заметки
- Мысли
- Планы
- Записи личного дневника
- Кулинарные рецепты
- Анекдоты
которые скорее всего пригодятся в будущем.
Накопились мегабайты личной информации. Очень важно ее сохранить и эффективно ею управлять — носить всегда с собой, иметь быстрый доступ к ней, возможность распечатать, отправить любой контакт или заметку другу или коллеге, вести удобную и простую базу контактов на ПК.
Я категорически против того, чтобы хранить пароли и личные контакты в чьем-то облаке, как это многие делают сейчас из-за удобств web-сервиса. Помните, системные администраторы облака точно имеют доступ к вашим паролям и личных данным. Вы уверены, что сотрудники web-сервиса абсолютно честные и порядочные люди? Лучше все эти данные я буду хранить в базе на своей флешке. Тогда буду уверена в сохранности и безопасности своих данных. Конечно, придется делать регулярное резервное копирование флешки, но это не проблема с бесплатной утилитой Exiland Backup.
К счастью, в качестве программы для хранения контактов на компьютере существуют записные книжки, для хранения ссылок — каталогизаторы ресурсов, для хранения паролей — специальные утилиты — хранители паролей, заметки и статьи можно вести прямо в Windows, создавая папки и файлы, напоминания о задачах можно делать в программах типа Microsoft Outlook или других, в которых есть напоминалка (ремайндер).
Однако, ваша личная информация будет разбросана по разным программам и папкам, что вызывает большие неудобства : все они должны быть удобными и иметь возможность быстро обратиться к Вашей информации, приходится изучать несколько программ, заботиться о сохранности данных в каждой из них в отдельности, заботиться о безопасности личной информации.
К моему счастью, теперь это не проблема! Бесплатная программа для хранения контактов — уникальный ежедневник Exiland Assistant объединяет в себе сразу все эти программы, необходимые большинству людей при работе с компьютером независимо от пола, возраста и профессии. Этот умный органайзер позволяет в удобном виде хранить контакты, вести базу клиентов (как физических, так и юридических лиц) с подробной информацией (ФИО, телефоны, адреса, e-mail, дата рождения, образование, место работы, должность, паспортные данные, увлечения, реквизиты, пароли), а встроенная функция «подрезки» изображения с легкостью позволит вставить фотографию персоны без использования дополнительных графических редакторов.
Программа для хранения контактов людей 
Программа для хранения контактов организаций
Полнота хранимых данных о каждом человеке или организации позволяет быстро найти нужную запись, используя «быстрый поиск», посмотреть переписку с ним, вывести на принтер или отправить по e-mail. Даже если вам будет недостаточно имеющегося набора полей вы всегда сможете добавить любые свои текстовые поля, например серию и номер паспорта, банковские реквизиты, цвет волос, дата собеседования и т.п.
Более того, в Exiland Assistant имеется встроенный модуль рассылки писем e-mail по базе контактов по заданному шаблону.
Хранение истории общения и переписки с контактами
В карточке человека и организации во вкладке События вы можете вести историю общения с данным контактом: когда ему звонили, каков результат обращения (обзвона). Это удобно при работе с клиентами. Можно также планировать звонки и встречи на будущие даты. Программа напомнит о предстоящих событиях при запуске программы.
Заключение
Несомнено, Exiland Assistant, прост и эффективен для хранения контактов людей и организаций (ведения электронной картотеки). Я просто счастлива, что нашла эту программу и теперь не расстаюсь с ней — ежедневно использую в работе и дома. Использую версию Personal, есть и бесплатная версия Free для Windows, которую можно скачать здесь. Важной особенностью для меня является простота освоения, логичность интерфейса и оперативная теническая поддержка разработчика по E-mail.
Программа записная книжка Exiland Assistant
Что такое записная книжка?
Практически все люди, работающие за компьютером, собирают и ведут различные сведения о людях и организациях: базу клиентов, родственников: дни рождения, адреса, имена, фамилии, номера телефонов, ссылки интернета на сайты, пароли к сайтам, заметки, статьи. Найти программу записную книжку для компьютера, которая объединила бы отрывочные, разбросанные там и сям, сведения в единую базу, оказалось не так просто.
Так хочется, чтобы всё было в одной программе (удобный органайзер), а не десяти, чтобы не пришлось вести записные книжки, клеить напоминающие листочки. Может, именно Assistant, как раз та самая программа, которая станет вашим персональным помощником на работе и дома? Так пусть же всё будет в одном месте. Говоря об этой утилите, стоит отметить, что это не просто ежедневник, а мощная система управления персональными данными.
Программу записную книжку искала старым проверенным способом
. через поисковую систему Google. И что же оказалось? Софта действительно много. Почитав описания и отзывы, я подобрал то, что нужно и скачал 4 программы. На деле оказалось, что 2 из них мне так и не удалось запустить, хотя на вид все правильно делала, по инструкции на сайте производителя. В одной видны такие явные недоработки, что работать с ней просто не хотелось — ошибки выдает на «ровном» месте. И последняя, видимо лучшая среди бесплатных органайзеров, меня тоже не устроила, хотя по описанию все необходимые функции в ней были. Чем же? Мне предлагался список имен, дальше, например, чтобы просмотреть фото этого человека, мне нужно было зайти в карточку этого человека, и отыскать там раздел «Фотография». А мне же хотелось наглядности данных: вот тебе человек, вот его фото, адрес, телефон, e-mail, то етсь минимум кликов
Еще немного поискав, я уже было сдалась. Но тут я наткнулась на скриншот от программы записной книжки Exiland Assistant. Она бесплатная, выглядит очень красиво и, как выяснилось позже, очень удобна в работе! Прямо тут же, на официальном сайте, увидела возможность бесплатно скачать органайзер — бесплатную версию Free. Скачала, посмотрела — то, что нужно! Простота и наглядность налицо.
Управление персональными данными в записной книжке Exiland Assistant
Единая информационная база контактов и задач
После выхода новой версии популярного электронного органайзера управление персональными данными стало еще проще, удобнее, а надежность стала выше. База клиентов, контакты всех ваших знакомых, друзей, сотрудников с подробной информацией, фотографиями, список организаций c их реквизитами, компьютерных фирм, магазинов, банков, клиник и т.д. теперь можно хранить в единой информационной базе данных, расположенной на жестком диске вашего ПК, Flash-носителе или на другой машине локальной сети. Это повышает безопасность ваших данных, поскольку они хранятся на вашем ПК или флешке, а не где-то в чьем-то облаке. Хранение ежедневника прямо на Flash-носителе вместе с базой данных особенно удобно — это дает возможность пользоваться ею на работе и дома. Программа давно уже стала для многих пользователей незаменимым ежедневным помощником.
Быстрый поиск контактов в записной книжке
Представьте себе, что вам позвонил коллега, спрашивает номер телефона вашего общего знакомого. Вы спешно копошитесь в сумке, чтобы найти записную книжку и отыскать нужный номер телефона. В отличии от печатной книги, программа значительно упрощает поиск данных. Чтобы найти телефон, достаточно лишь в поле быстрого поиска ввести ту часть информации, которая вам известна: часть имени, фамилии, e-mail адреса, почтового адреса или несколько цифр из номера телефона. Органайзер тут же найдет и покажет вам искомого человека. Если вы не помните, в каком разделе внесли запись, воспользуйтесь детальным сквозным поиском сразу по всем разделам. Детальный поиск позволяет без труда найти нужную вам информацию, как в названии заметок, так и внутри текстов этих заметок; названии ссылок интернета, ссылок на ресурсы или любом информационном поле людей или организаций.
В новой версии появилась возможность автоматической e-mail рассылки сообщений по базе персон или организаций. Вы легко можете разослать новый прайс-лист или условия акции своим клиентам.
Из чего состоит записная книжка Exiland Assistant?
Электронная записная книжка Exiland Assistant состоит из 6 основных разделов — собственно это и есть 6 типов записей, которые она может хранить:
- Контакты — люди, их телефоны и адреса, учетки социальных сетей, фотография, личные сведения
- Организации — предприятия и фирмы, контактные лица, сфера деятельности, адреса филиалов, телефоны, e-mail, факс, часы работы и многое другое
- Задачи — дела по проектам, домашние дела на сегодня или неделю
- Заметки — любые ваши произвольные записи: кулинарные рецепты, интересные мысли, планы и т.д.
- Ссылки — ссылки на локальные или удаленные файлы и папки, web-ссылки на сайты и web-ресурсы
- События — календарные праздники, личные праздники, мероприятия
- Пароли — менеджер паролей позволяет хранить учетные записи к сайтам
Она позволяет обмениваться данными с друзьями, коллегами, родственниками. Достаточно лишь экспортировать выбранные вами данные в один из допустимых форматов: vCard, TXT, RTF(MS Word), HTML, Excel, передать его своему другу или коллеге на носителе информации или по электронной почте.
Программа органайзер содержит встроенный планировщик задач, предназначенный для ведения дел и планирования вашего времени. Ежедневник включает в себя еще и функцию напоминания, которая позволит вам не забыть сделать что-то очень важное, не пропустить мероприятие или вовремя позвонить коллеге.
Универсальность ежедневника позволяет отнести ее к числу органайзеров, программ для создания картотеки, деловых программ для ведения базы клиентов, программ учета кадров, софта для бизнеса, CRM-систем.
Главное окно Exiland Assistant. Интерфейс.
Интерфейс (внешний вид) электронной записной книжки — программы Exiland Assistant — это главное ее преимущество перед другими программами-органайзерами, которые я встречала. Он очень прост и понятен с первого взгляда. Слева — дерево разделов, в которых есть группы. Каждая группа может содержать записи. Кликнув на группу в дереве, посередине окна отобразятся записи, которые содержатся в этой группе. Справа — панель детальной информации, на которой вы увидите все детали выбранной записи: фотография, адрес, телефоны, дата рождения, и многое другое.
Exiland Assistant — программа записная книжка для Windows 10,8,7
Один человек может быть в нескольких группах, например, он может быть одновременно в группе «Родственники» и «Коллеги». Карточка персоны и организации содержит множетсво полей. Даже если каких-то полей вы не найдете, например, серию и номер паспорта человека, вы можете их добавить. Расширяемая структура данных позволит вам добавить недостающие поля ввода для внесения информации.
В программе ежедневнике Exiland Assistant есть возможность делать свои личные заметки, пароли, вести дневник событий, хранить ссылки интернета, ссылки на файлы или папки, вести базу клиентов (как юридических лиц, так и физических) — в общем все данные, которые только можно придумать. В программе удобно осуществлять быстрый и детальный поиск.
Справка в программе органайзере Exiland Assistant сделана для неопытных пользователей на понятном человеческом языке, что сейчас, к сожалению, редкость. Хотя, я считаю, справка особо не нужна — органайзер и без того максимально прост, все в нем сделано интуитивно-понятно и логично.
Масса других полезных возможностей
Кроме функций, ставших традиционными для большинства органайзеров, Exiland Assistant может хранить:
- каталог ссылок интернета
- ссылки на файлы
- ссылки на папки
- ссылки на прайс-листы предприятий
- ссылки на другие записи внутри программы, например, вы можете связать персон по признаку родственной связи
Более того, прямо из органайзера вы можете выполнять e-mail рассылки по вашим контактам, например разослать приглашения друзьям и родственникам или любое коммерческое предложение вашим клиентам.
Assistant может взаимодействовать с Microsoft Outlook, обмениваться с ней контактной информацией. Если ваша модель смартфона «умеет» синхронизировать контакты с Microsoft Outlook, то перед вами открывается уникальная возможность хранить все контакты в Assistant, а при необходимости перебрасывать их в смартфон. Для этого вам достаточно экспортировать записи персон из Assistant в Microsoft Outlook.
Но это еще не все. Записная книжка «умеет» сворачиваться с системную область SysTray, рядом с часами, чтобы не мешать вашей работе. А когда потребуется заглянуть в ежедневник, нажмите заданную вами комбинацию клавиш (по-умолчанию Ctrl+Q) и он мгновенно окажется перед вами.
Чрезвычайно полезной для меня оказалась функция генерации отчетов по заранее настроенному шаблону в Word — она позволила мне автоматизировать часть рутины по созданию договоров, приказов, завялений. Я просто вставила в тело docx-файла (MS Word) определенные теги, вместо которых при генерации подставились конкретные фамилии и другие поля из базы. Все так гениально и просто.
Многопользовательская версия для организаций
Версия Enterprise является корпоративной записной книжкой — системой, которая позволяет организовать единую базу контактов и задач и работать с ней разным пользователям со своими заранее настроенными правами и уровнями доступа. Можно объединять пользователей в группы (роли) по аналогии с системой прав в Виндовс.
Основным преимуществом является возможность обмениваться данными с общей (центральной) базой данных, расположенной на машине-сервере. Это особенно удобно для ведения единой базы клиентов. Сервер Exiland Assistant Server позволяет одновременно обмениваться данными с множеством клиентов локальной сети.
Каждый клиент всегда работает только со своей локальной базой данных, расположенной на ПК пользователя или его флеш-носителе и может периодически выполнять синхронизацию своих данных с центральной базой на сервере.
Схема синхронизации клиентских программ Exiland Assistant Enterprise с сервером
Вы можете запускать Enterprise версию, работая автономно, независимо от сервера: дома, на работе, кафе, перемещаясь с ноутбуком (notebook) или флэш-носителем (flashdrive). Желательно лишь периодически синхронизироваться с сервером, когда он доступен. Это можно сделать по кнопке из программы клиента или автоматически с заданным интервалом, например каждые 15 минут.
Безопасность данных
В версии Free и Personal все данные базы хранятся в локальном зашифрованном и далее закодированном файле curdata.esb на жестком диске вашего ПК или Flash-носителе в папке программы, а в версии Enterprise — на машине, на которую вы установите Exiland Assistant Server. Это конечно лучше с точки зрения безопасности, чем хранить данные в чьем-то облаке.
Для обеспечения сохранности данных в Personal и Enterprise версии встроена функция автоматического создания резервных копий базы данных. Вы так же можете воспользоваться универсальной программой резервного копирования Exiland Backup. Но это уже отдельная утилита с большим количеством полезных функций. Подробнее об автоматическом создании резервных копий вы можете узнать на сайте этой утилиты.
Версии и редакции Exiland Assistant
Программа распространяется в 3-х редакциях:
- Free — бесплатная версия органайзера с базовым набором возможностей
- Personal — однопользовательская версия. В качестве пробной версии предлагается использовать Free-версию. Для получения более функциональной версии необходимо раз и навсегда приобрести недорогую лицензию. Приобретая лицензию, вы получаете полнофункциональный информационный менеджер, право на приоритетную техническую поддержку, новости проекта.
- Enterprise — сетевой органайзер. Многопользовательский вариант. Для одновременной работы множества пользователей необходимо на любой ПК установить Exiland Assistant Server, которая является бесплатной и поставляется вместе с Enterprise, а Enterprise версию установить на ПК каждого пользователя.
Про такие программы как Exiland Assistant говорят «сделано по уму». На самом деле, она больше, чем просто электронная записная книжка, скорее это многофункциональный универсальный органайзер на русском языке, который думаю, что вполне подойдет для разных сфер деятельности как в малом бизнесе, так и дома.