Одновременная работа с документами с помощью Synology Drive
В каждой семье или небольшом офисе есть компьютеры и мобильные устройства под управлением различных операционных систем. Перенос файлов между ними привычными методами трудно назвать удобной задачей. В особенности, если делать это приходится часто. Необходимость постоянно отвлекаться на перенос данных снижает эффективность работы. Да и настроение от этого не улучшается. К счастью, обо всех этих сложностях вы, при желании, сможете забыть уже завтра.
Если вы располагаете NAS-устройством от Synology, то сможете предоставить пользователям возможность работать с контентом посредством Windows-компьютеров, Mac, смартфонов и планшетов под управлением Android, а также iPhone и iPad. Очень удобное решение, особенно если учитывать, что синхронизация и доступ к контенту осуществляется через Finder вашего Mac и Проводник Windows, после установки клиента Synology Drive. Также можно использовать привычный веб-браузер и мобильное приложение для еще более простого взаимодействия . Все будет работать так, как будто бы вы располагаете одним большим компьютером со множеством дисплеев.
Synology Drive для Android можете скачать отсюда .
В первую очередь нужно обновить DSM до последней версии. А уже после приступать к установке и настройке Synology Drive и Synology Office.
Установка и настройка Synology Drive
Нужно открыть Центр пакетов, в строке поиска ввести «drive», после чего увидите ряд приложений, вам нужны:
- Synology Drive Server
- Synology Office
Так как для работы приложений требуется дополнительное программное обеспечение, может выходить уведомление о установке дополнительных программ, соглашайтесь.
После установки нужно перейти в «Панель управления» – «Портал приложений», выделить строку Synology Drive и кликнуть «Редактировать»:
Откроется окно, в котором нужно поставить галочку «Включить пользовательский псевдоним», после чего сможете заходить на Synology Drive через браузер по прямой ссылке, например, в моем случае – https://192.168.88.2/drive
Перейдя в соседнюю вкладку, вы сможете настроить окно приветствия, задав заголовок, приветственное сообщение и загрузив собственный логотип:
Чтобы начать использовать все возможности Synology Drive, нужно перейти в «Основное меню» и кликнуть по «Консоли администрирования Synology Drive», далее выбрать раздел «Папка группы»:
Выбрав папку, к которой хотите настроить доступ и нажав кнопку «Включить», откроется окно с настройками. Тут можно выбрать какое количество версий файлов хранить и указать период очистки старых версий:
После внесения изменений нажмите «ОК» и переходите по ссылке, с /drive на конце. Потребуется ввести логин и пароль:
Для каждого пользователя Synology Drive вы можете создать отдельного пользователя в «Панели управления» – «Пользователь», задав нужные права.
После входа откроется окно такого вида:
Где в левой части будет навигация по общим папкам, а в правой сами файлы. Этот вариант подойдет для тех, кому доступ к файлам не нужен на постоянной основе. Если же вы планируете работать с NAS не покладая рук, то обязательно установите клиент на компьютер.
Установка клиента Synology Drive на Mac
Открыв Synology Drive через браузер, кликните по иконке в левом нижнем углу, далее «Клиент» – «Скачать клиент»:
В открывшемся окне выбирайте «Для ПК»:
Откроется окно установки программы, проведите стандартную процедуру установки.
После запуска потребуется выбрать, что вам удобнее: постоянная синхронизация файлов с NAS от Synology или резервное копирование с заданной частотой:
Далее – нужно указать папку для синхронизации на компьютере и вашем NAS:
После установки клиент всегда будет доступен в строке навигации вашего Mac:
Перейдя в настройках в раздел «Синхронизация», можно увидеть папку, которая дублирует папку на NAS-устройстве:
Кликнув по кнопке «Правила синхронизации», сможете задавать разные сценарии синхронизации файлов между папкой на компьютере и NAS-устройством:
К примеру, если установлена двусторонняя синхронизация, то закинув в папку на компьютере любой файл, он автоматически про дублируется на Synology и наоборот:
Установка клиента Synology Drive на Windows
Процедура установки клиента под Windows аналогична процедуре под Mac, описанной выше. В начале зайдите на Drive Synology через браузер и скачайте клиент, версия для Windows начнет скачиваться автоматически:
Далее следует выбор «Версия для ПК» и стандартная установка:
Выбор оптимальных дисков для NAS
Для того, чтобы ваше устройство от Synology служило долго и радовало ни один год, стоит использовать специализированные накопители. Они должны обладать отказоустойчивостью 24/7, быть достаточно быстрыми и тихими, особенно, если используются в домашних условиях.
Для себя я выбрал диски от компании Seagate. Их серия IronWolf создана специально для NAS-систем и имеет все вышеперечисленные параметры. В них дополнительно реализована технология Health Management, которая позволит избежать потери данных, за счет того, что она позволяет предотвращать отрицательные последствия внешних воздействий на хранилища и накопители. С ее помощью можно проводить профилактическое резервное копирование по запросу системы . Самое приятное – устройства от Synology поддерживают эту технологию:
Восстановление предыдущих версий синхронизированного файла
Если, по ошибке, вы удалили важную информацию и сохранили файл, то благодаря Synology Drive всегда есть возможность восстановить предыдущую версию. Для этого кликните по файлу правой кнопкой мыши и выберите «Обзор предыдущих версий»:
После чего откроется окно со списком дней в которые были изменения и именем компьютера, с которого эти изменения вносили:
Далее вам останется выбрать нужную версию и указать путь для сохранения файла.
В Synology Drive версии 2.0 и выше стала доступна функция синхронизации по запросу. В отличие от стандартной синхронизации, которая создает дубли файлов на компьютерах, синхронизация по запросу копирует только списки файлов на локальные компьютеры. Сами файлы скачиваются на компьютеры только при обращении к ним, а именно открытии или изменении на компьютере. В настоящее время доступна в Windows 10 версии 1809 и выше.
Настройка Synology Office
Первое, что необходимо вам для комфортной работы — комплекс офисных инструментов. Synology Office, который мы устанавливали в NAS-устройство ранее, предназначен для совместного редактирования пользователями текстов, электронных таблиц и презентаций в Synology Drive.
В процессе работы над проектом вы сможете не только вносить правки в контент, но и обмениваться с родными или коллегами своими мыслями по поводу того, как сделать конечный результат лучше. Для этого предназначена функция создания интерактивных комментариев и чат Synology Chat, реализованный в качестве дополнительного плагина. Предусмотрена возможность шифрования информации. В этом случае файл может быть открыт только после ввода установленного вами пароля.
А сейчас рассмотрим работу Synology Office подробнее.
В верхней части находятся кнопки навигации. К примеру, кнопка в виде плюса позволяет создавать текстовые документы, электронные таблицы и слайды, а также создавать зашифрованные файлы, которые будут защищены паролем.
Остальные элементы, находящиеся правее плюса, становятся доступны после выделения конкретного файла. Благодаря им вы можете предоставить общий доступ конкретному пользователю или создать прямую ссылку на файл, также доступны возможности создания копии файла или его удаление.
После создания документа, к примеру, в проводнике Windows или Finder вашего Mac, вы увидите файл с расширением .odoc:
А так файл отображается в Synology Drive:
В будущем открыть его можно двойным кликом в самом Synology Drive или через Проводник/Finder. Во втором случае у вас автоматически откроется браузер:
Ничего не напоминает панель редактирования?
Думаю, проблем с ее использованием у вас не возникнет.
Аналогичным образом выглядит работа с электронными таблицами и слайдами.
Пример Электронных таблиц, созданных в Synology Drive:
Пример Слайдов, созданных в Synology Drive:
В любой момент вы можете сохранить документ или электронную таблицу в формате Microsoft или PDF.
В заключение
Предлагаемое Synology решение для комфортного хранения файлов и обмена ими — не просто емкий и более функциональный накопитель, а удобная современная платформа.
Synology Chat
Synology Chat reduces the time users spend on composing emails and optimizes companies’ internal communications. Chat is a messaging service that runs on Synology NAS and transforms the way you collaborate with colleagues.
Transform the way you communicate
Public/private channels
Create a channel to gather all relevant personnel to ensure everyone is on the same page. You can invite specific members to a private channel or create a public channel that is open to everyone in the company.
Encrypted messages
Administrators can flexibly turn on the end-to-end encryption feature, allowing users to set a passphrase for private channels and conversations. All the encrypted messages are safely stored on the server and cannot be viewed by administrators.
Chat anywhere
Chat offers a web browser client and brand-new desktop client designed for Windows, macOS, and Linux platforms. With the iOS and Android mobile apps, you can communicate with others anytime, anywhere.
Manage your data all in one place
Chat centralizes all conversations into one place. Its feature-rich information management tools enable you to easily and effectively manage large amounts of messages and files you sent to or received from others, thereby improving your work efficiency.
Pinned messages
Bookmark & hashtag
Package integration
Manage your data all in one place
Chat centralizes all conversations into one place. Its feature-rich information management tools enable you to easily and effectively manage large amounts of messages and files you sent to or received from others, thereby improving your work efficiency.
Bookmark & hashtag
Package integration
Interaction facilitates productivity
Chat is embedded with interactive and entertaining features to increase users’ productivity.
Message forwarding
Forward a file to several colleagues to avoid repeatedly uploading the same file and save storage capacity on your Synology NAS.
Message reminders
Create reminders upon receiving messages and never forget any important messages. Reminders can also be used as to-do tasks.
Message scheduling
Schedule the time and date to send a message, and the message will be delivered according to the set schedule.
Create a poll with customized configurations to quickly collect feedback from your team members.
Threaded messages
Comment directly on a specific message to ensure the discussion is centered on specific topics. All threaded messages are well-organized in the collection panel.
Third-party video conference
Chat integrates with third-party software including JumpChat, Appear.in, and Jitsi, allowing you to launch a video conference with a slash command.
Perfectly integrates with your IT environment
Compatibility with the current IT environment is crucial when deploying an on-premises solution. Synology Chat is flexible enough to fit into all kinds of IT environments.
Chat supports Windows AD and LDAP and can seamlessly integrate with your existing account system. Employees can log in to Chat directly, without needing any additional registration or email verification.
With webhook integration, Chat can serve as an activity hub to centralize all the IT system notifications. In addition, configuring the incoming and outgoing webhooks and bots can turn Chat into a notification center for monitoring IT services and the automated information communication channels.
Chat plugin allows you to directly communicate with your colleagues when you are collaboratively editing and reviewing texts in Document and Spreadsheet, saving the hassle of needing to switch between tabs and optimizing work efficiency.
Synology Chat
Synology Chat reduces the time users spend on composing emails and optimizes companies’ internal communications. Chat is a messaging service that runs on Synology NAS and transforms the way you collaborate with colleagues.
Transform the way you communicate
Public/private channels
Create a channel to gather all relevant personnel to ensure everyone is on the same page. You can invite specific members to a private channel or create a public channel that is open to everyone in the company.
Encrypted messages
Administrators can flexibly turn on the end-to-end encryption feature, allowing users to set a passphrase for private channels and conversations. All the encrypted messages are safely stored on the server and cannot be viewed by administrators.
Chat anywhere
Chat offers a web browser client and brand-new desktop client designed for Windows, macOS, and Linux platforms. With the iOS and Android mobile apps, you can communicate with others anytime, anywhere.
Manage your data all in one place
Chat centralizes all conversations into one place. Its feature-rich information management tools enable you to easily and effectively manage large amounts of messages and files you sent to or received from others, thereby improving your work efficiency.
Pinned messages
Bookmark & hashtag
Package integration
Manage your data all in one place
Chat centralizes all conversations into one place. Its feature-rich information management tools enable you to easily and effectively manage large amounts of messages and files you sent to or received from others, thereby improving your work efficiency.
Bookmark & hashtag
Package integration
Interaction facilitates productivity
Chat is embedded with interactive and entertaining features to increase users’ productivity.
Message forwarding
Forward a file to several colleagues to avoid repeatedly uploading the same file and save storage capacity on your Synology NAS.
Message reminders
Create reminders upon receiving messages and never forget any important messages. Reminders can also be used as to-do tasks.
Message scheduling
Schedule the time and date to send a message, and the message will be delivered according to the set schedule.
Create a poll with customized configurations to quickly collect feedback from your team members.
Threaded messages
Comment directly on a specific message to ensure the discussion is centered on specific topics. All threaded messages are well-organized in the collection panel.
Third-party video conference
Chat integrates with third-party software including JumpChat, Appear.in, and Jitsi, allowing you to launch a video conference with a slash command.
Perfectly integrates with your IT environment
Compatibility with the current IT environment is crucial when deploying an on-premises solution. Synology Chat is flexible enough to fit into all kinds of IT environments.
Chat supports Windows AD and LDAP and can seamlessly integrate with your existing account system. Employees can log in to Chat directly, without needing any additional registration or email verification.
With webhook integration, Chat can serve as an activity hub to centralize all the IT system notifications. In addition, configuring the incoming and outgoing webhooks and bots can turn Chat into a notification center for monitoring IT services and the automated information communication channels.
Chat plugin allows you to directly communicate with your colleagues when you are collaboratively editing and reviewing texts in Document and Spreadsheet, saving the hassle of needing to switch between tabs and optimizing work efficiency.