Про многозадачность: окна под контролем
Марат Хайрулин, эксперт Microsoft в России, продолжает исследовать нюансы работы с несколькими задачами и рассказывает о совмещении окон и разделении экрана, о вашей личной машине времени для сайтов и документов, и о реальной пользе виртуальных столов.
В прошлой заметке мы писали о том, как современная наука относится к многозадачности и делились небольшими приемами, которые помогут сосредоточиться на одной задаче. А теперь хочтим напомнить (а кого-то может быть и познакомить) с полезными возможностями, которые помогут, если решение вашей задачи требует работы сразу с несколькими приложениями.
Переключение по-старому и по-новому
Переключение между приложениями – наверное то, что большинство из нас делает «на автомате», и никого, конечно, не удивит сочетание клавиш Alt + Tab. Но если одновременно нажать также и Ctrl (то есть Ctrl + Alt + Tab), то эта комбинация зафиксирует меню со всеми открытыми окнами на экране и позволит выбрать нужное приложение одним кликом мыши или касанием пальца (выбрать окно можно также с помощью стрелок на клавиатуре, а открыть – с помощью Enter). Может быть полезно, когда у вас открыто много окон.
Чуть менее известное, но тоже классическое сочетание клавиш Windows + Tab дает больше возможностей, чем кажется на первый взгляд.
Нажимая эти клавиши в актуальных версиях Windows 10, мы попадаем в раздел «Представление задач». Здесь можно не только переключаться между приложениями, но и воспользоваться «Временной шкалой» и «Виртуальными рабочими столами». К слову, вместо горячих клавиш вы можете кликнуть по кнопке «Представление задач» (обычно она расположена рядом с кнопкой «Пуск») или провести пальцем от левого края к центру сенсорного экрана. Кстати, если у вас современный ноутбук – попробуйте жест для тачпада: проведите по нему тремя пальцами вверх.
Режим Представление задач
«Временная шкала»
«Временная шкала» появилась в Windows 10 два года назад. Она помогает вернуться к задачам, над которыми вы работали ранее на вашем компьютере. При необходимости вы также сможете синхронизировать ее и с другими устройствами с вашей учетной записью*.
Для меня «Временная шкала» стала своеобразной машиной времени. Работа над многими проектами длится несколько дней. И если, допустим, в прошлую пятницу я работал с определенными сайтами и документами, вернувшись к этому проекту в среду, я смогу легко восстановить картину. Я просто отмотаю шкалу до нужной даты – той самой пятницы, увижу и смогу открыть те самые сайты и документы, в которые я тогда был погружен.
Поиск на Временной шкале
Поиск на «Временной шкале» тоже не раз меня выручал. В отличие от обычного поиска по файлам, я смогу искать не среди всех документов на устройстве (а их может быть очень много), а именно среди тех, с которыми я работал в последние дни. Возможно, вам знакомо сочетание Ctrl + F, запускающее поиск в Проводнике и во многих приложениях. Эта комбинация сработает и на экране «Представление задач»: то есть можно нажать сначала Windows + Tab, а затем – Ctrl + F и ввести искомое слово для поиска по «Временной шкале».
Виртуальные рабочие столы Windows 10
Концепция виртуальных рабочих столов далеко не нова. Если говорить о Windows, то одним из вариантов их использования была утилита Desktops, которую когда-то (последняя версия вышла в 2012 году) разработал Марк Руссинович. В Windows 10 виртуальные рабочие столы встроены в систему и помогают разделять потоки задач, переключаться между ними.
Если раньше вы не работали с виртуальными столами, для понимания их логики представьте такую аналогию: вам доступно несколько мониторов, на каждом вы можете открыть нужные программы, разделив их по рабочим потокам, например: на одном мониторе – работа с почтой и календарем, на другом – работа с несколькими документами Word, а на третьем – работа с браузером и OneNote. В каждый момент вы смотрите только на один монитор (виртуальный рабочий стол) со своим набором приложений. А переключаясь между виртуальными столами, вы как будто переводите взгляд с одного монитора на другой.
Перетаскивание окна для переноса его на новый виртуальный рабочий стол
Создать новый виртуальный рабочий стол можно на экране «Представление задач»: нажмите Windows + Tab и перетащите нужные окна открытых приложений на поле с надписью «+ Создать рабочий стол», и они будут перемещены на другой виртуальный рабочий стол. Можно также создать новый, пустой виртуальный стол (Windows + Ctrl + D) и уже затем открыть на нем нужные программы.
«Переводить взгляд» (то есть переключаться между настроенными рабочими столами) можно, выбирая нужный стол на экране «Представление задач», но намного удобнее переключаться с помощью горячих клавиш: Windows + Ctrl + стрелки вправо/влево, а на современных тачпадах – 4 пальца влево или вправо.
Полезные решения для работы с несколькими приложениями
Теперь еще об одной повседневной необходимости – работе с несколькими приложениями одновременно.
Разделение экрана
Первой возможности, о которой хочу напомнить, уже много лет, и в первоначальном виде (под названием Aero Snap) она появилась еще в Windows 7. В Windows 10 ее возможности расширили и назвали Snap Assist. Речь про разделение экрана для закрепления двух (а в Windows 10 – до четырех) приложений.
Snap Assist предлагает выбрать второе окно для закрепления справа
Чтобы это сделать, нужно взять приложение за самую верхнюю полоску, поднести его к правой или левой границе экрана до появления на экране его «тени» и отпустить (тем самым, закрепив первое приложение), а затем в появившихся рядом миниатюрах других приложений выбрать второе для закрепления рядом. Сценарий несложный, работает и для мыши, и для пальца. Еще проще это можно сделать с помощью сочетания клавиш Windows + клавиши со стрелками вправо/влево. Этому сочетанию уже больше 10 лет, но у тех, кто применяет его впервые, и сейчас порой возникает ощущение «цифровой магии».
Любознательным пользователям также напомню, что в Windows 10 можно отправлять приложение в «четвертинку» экрана, перенеся его в угол (или используя дополнительно клавиши Windows + стрелки вверх/вниз). При закреплении двух приложений можно перемещать границу между ними, выделяя какому-то из приложений больше места. Чтобы выбрать приложения для закрепления на экране, можно кликнуть правой кнопкой мыши по их миниатюрам на экране «Представление задач».
Окно поверх
У меня было довольно мало ситуаций, когда требовалось закреплять окно одного приложения поверх другого (кажется, на телевизорах подобное называлось режимом «картинка в картинке»), но если у вас такая необходимость возникает, напомню в завершение заметки о двух небольших возможностях.
Мини-режим встроенного видеоплеера (приложение «Кино и ТВ», которое воспроизводит видео в Windows 10 по умолчанию). Запустите видео и нажмите на небольшую кнопку в правом нижнем углу (Воспроизвести в мини-режиме), окно с видеороликом будет размещено поверх всех окон.
Видео в режиме Окно поверх
Аналогичную возможность, только с закреплением поверх всех приложений окна браузера, можно получить с использованием отдельных утилит. Однажды мне потребовалось работать над документом, постоянно сверяясь при этом с сайтом одного онлайн-сервиса, и меня выручило приложение Always on Top, доступное в Microsoft Store. Оно встраивается в меню «Поделиться» в Edge и позволяет отправить любой сайт в окно, расположенное поверх всех приложений. Я мог бы пошутить, что этот вариант отлично подошел бы для просмотра каналов на YouTube «одним глазком» во время работы, например, над сводными таблицами в Excel. Но как мы и обсуждали в первой заметке, такая многозадачность скорее повредит и просмотру, и работе.
В этом обзоре я поделился некоторыми возможностями при работе с одной или несколькими задачами, которыми пользуюсь сам. В следующих заметках продолжу разговор о приемах, которые помогут сделать нашу «цифровую жизнь» более продуктивной.
Только зарегистрированные пользователи могут участвовать в опросе. Войдите, пожалуйста.
Режим многозадачности улучшает производительность и качество выполненной работы
«Умение работать в режиме многозадачности» – такое требование можно встретить во многих объявлениях о приёме на работу. Действительно, некоторые люди способны быстро переключаться между различными делами или поручениями.
Впрочем, многие специалисты полагают, что умение выполнять несколько дел одновременно снижает производительность и качество работы, поскольку человеку приходится постоянно переключать внимание с одной задачи на другую. Это, предположительно, снижает «умственные резервы» , например, негативно отражается на памяти: в огромном потоке информации легче что-то упустить.
Команда исследователей из Мичиганского университета решила проверить, как на самом деле режим многозадачности сказывается на выполнении работы. По их мнению, в данном случае невероятно важную роль играет то, как сам человек относится к тому, чем он занят.
«Многозадачность часто является вопросом восприятия или даже может считаться иллюзией. Независимо от того, занят ли человек одной задачей или несколькими, его восприятие работы как многозадачной повышает производительность труда», — отмечает в пресс-релизе ведущий автор работы Шалена Срна (Shalena Srna).
По её словам, восприятие многозадачности может быть разным. К примеру, человек может относиться к пребыванию на планёрке как к единственной задаче, но на самом деле он выполняет при этом множество функций – слушает коллег, что-то записывает, усваивает информацию. Другой простой пример – покупка одежды. В процессе человек одновременно сравнивает модели, анализирует цены, подбирает размер.
В ходе новой работы учёные хотели выяснить, влияет ли изменение восприятия человеком той или иной задачи на её выполнение.
Для участия в эксперименте они пригласили 162 добровольца. Им показывали познавательный ролик канала Animal Planet. При этом участников из первой группы предупредили, что им предстоит выполнить две задачи – запомнить новые данные и законспектировать их. Второй группе учёные преподнесли свою просьбу иначе: проверить способности добровольцев к обучению и письму.
Иными словами, люди выполняли одни и те же действия, но психологи сформировали у них разное восприятие этих действий.
Затем специалисты проанализировали результаты. Оказалось, что испытуемые из первой группы, которые считали, что выполняют одновременно два действия, точно законспектировали большее количество слов и набрали больше баллов, отвечая на вопросы по содержанию ролика.
Также учёные провели похожий тест онлайн, и его результаты оказались аналогичными.
В другом онлайн-испытании авторы решили проверить, повлияет ли на восприятие многозадачности более тонкая «манипуляция». В этом эксперименте всем участникам предлагалось решить две головоломки, которые появлялись на экране одновременно. У первой группы добровольцев головоломки отображались на одном фоне и якобы были частью одного исследования. Между тем для второй группы головоломки отображались на разном фоне и были разделены вертикальной линией, то есть они якобы относились к двум разным исследованиям.
Как и предполагали учёные, участники из второй группы восприняли свою деятельность как многозадачную, а их «коллеги» из первой группы отнеслись к решению головоломок как к одной задаче. Результаты «многозадачников» оказались лучшими.
Важно отметить, что эти данные специалисты подтвердили в 30 онлайн-экспериментах с участием более восьми тысяч человек. В каждом из них людей мотивировали денежным вознаграждением, размер которого зависел от их эффективности.
Но почему восприятие работы как многозадачной повышает производительность? Психологи полагают, что всё дело в том, как это влияет на уровень вовлечённости человека в рабочий процесс.
Чтобы проверить эту версию, исследователи провели ещё один эксперимент. Он был точно таким же, как предыдущий, с головоломкой, только на этот раз участники выполняли задание не онлайн, а в лаборатории. При этом эксперты отслеживали движения их глаз и фиксировали степень расширения зрачков. Этот показатель помогает оценить уровень внимания и умственных усилий, которые прилагает человек для выполнения задачи.
Результаты показали, что добровольцы из «многозадачной» группы, во-первых, лучше справлялись с решением головоломки, а во-вторых, у них был зафиксирован наибольший средний показатель расширения зрачков. Хотя участники этой группы часто переключали внимание между головоломками, это не влияло на их производительность, отмечают исследователи.
По их мнению, эти эксперименты доказывают, что многозадачность в действительности влияет на качество и эффективность работы. Однако для того, чтобы улучшить эти показатели, человеку не следует взваливать на себя как можно больше дел сразу. Скорее, ему нужно начать воспринимать свою деятельность как многозадачную.
Научная статья по итогам исследования опубликована в журнале Psychological Science.
МНОГОЗАДАЧНОСТЬ
Изначально термин #многозадачность употреблялся только по отношению к компьютерам и не распространялся на деятельность человека. Но сейчас работа в офисе выстроена так, что нам приходится выполнять параллельные задачи. И это приветствуется руководством. Однако #эффективность работы в режиме многозадачности – это огромный #миф.
⠀
Проблема заключается в том, что наш #мозг не может работать с несколькими параллельными задачами с одинаковой степенью вовлечённости. Когда вы пытаетесь сделать две вещи одновременно, вашему мозгу не хватает потенциала для успешного выполнения обеих задач. Вместо этого происходит простое переключение между задачами. Чаще всего оно происходит так быстро, что вы этого не осознаете, но фактически во время всей этой смены занятий вы прыгаете с одной мысли на другую.
В экономике существует понятие — стоимость переключения. Как правило, этот принцип касается расходов на переключение с одного поставщика на другого. Стоимость переключения применима и к многозадачности. Мы расплачиваемся за нее, когда вынуждены многократно возвращаться к одной и той же задаче после каждого отвлечения. И чем сложнее задача, тем выше эта стоимость.
⠀
Некоторые из переключений мы инициируем сами — это активные переключения. Все остальные пассивные переключения инициируют коллеги с вопросом, оповещение почты или входящие звонки.
⠀
Результаты исследований показывают, что в среднем каждый человек тратит до 40% рабочего дня на прерывания и неэффективные действия. И главная причина этого — многозадачность (или переключение между задачами).
Какую же цену нам приходится платить за многозадачность?
⠀
Времени для завершения дел потребуется значительно больше. Например, на параллельное выполнение таких простых дел как письмо клиенту, поручение помощнику и телефонный разговор с поставщиком может уйти час. А на последовательное выполнение каждой задачи (по мере завершения предыдущей) уйдет минут 15.
⠀
По этой причине многие люди в конце рабочего дня чувствуют себя измотанными: весь день они носились, спасали мир, решали кучу вопросов, а результат – минимальный, почти ничего толком и не завершено.
⠀
Если жонглировать задачами и носиться между ними, но почти ничего не получится довести до логического конца или до приемлемого результата. А ведь «затевали» эту многозадачность как раз для экономии времени!
⠀
Страдает качество решения задач. Когда вы постоянно переключаетесь с задачи на задачу, растет вероятность допустить ошибку в каждой из них.
⠀
Стресса становится больше. В больших городах и больших офисах стресса и так хоть отбавляй. От офисов open space, кстати, на западе уже отказываются. Даже если ваша работа не очень сложная, уровень стресса от бесконечных переключений внимания значительно возрастает. Многозадачность – это не только опасный миф о производительности, но и источник стресса. Переключение между разными видами деятельности дорого обходится вашему мозгу и вызывает чувство неудовлетворенности от выполняемой работы.
Вы хуже справляетесь с отвлечениями. Порхая между разными источниками информации, все труднее становится отфильтровать то, что не относится к вашей задаче.
⠀
Исследователи в Стэндфорде хорошенько изучили многозадачников в надежде обнаружить плюсы от такого подхода, но их вывод неутешителен: справляются хуже, память страдает, информацию фильтрут плохо.
⠀
Забудьте про режим многозадачности. Делать одно дело за раз гораздо продуктивнее, чем несколько. Переключение между задачами происходит медленно. Справиться с бомбардировкой разными потоками информации не получится без потерь во внимательности, памяти и качестве работы. Не требуйте от себя невозможного и помните, что многозадачность – свойство компьютера, а не человека. Делая меньше, вы можете достичь большего! А практики осознанности помогут вам не попадаться в ловушку многозадачности слишком часто, менять задачи реже и оставаться сосредоточенными на них дольше.